Préparer mon dossier

Si vous répondez à un appel de candidatures, vous devrez nécessairement fournir des informations, produire des documents ou rassembler des documents de diverses sources. Cette section vous renseigne sur les principaux documents demandés et des éléments à considérer en préparant votre dossier.

Curriculum vitae

Rédiger votre curriculum vitae afin qu’il vous mette en valeur dans le cadre de votre demande de bourse. Pour vous aider, consultez les outils (guide et modèles) mis à votre disposition sur le site des Services à la vie étudiante.

Formulaire d’évaluation

Ce document n’est exigé que pour certaines bourses de l’UQAM qui visent les études supérieures.

Vous devez demander à un membre du corps professoral qui connaît bien vos réalisations universitaires, de préférence, la personne qui dirige votre projet de recherche, de soumettre le formulaire. Celui-ci est rempli en ligne sur le Répertoire institutionnel des bourses d’études (RIBÉ).

Marche à suivre

  • Avant de demander à la personne choisie de soumettre le Formulaire d’évaluation, vous devez avoir ajouté à votre dossier de candidature au moins une bourse qui exige le document (avoir cliqué sur le bouton « Ajouter à mes candidature »);
  • Ensuite, transmettez-lui les informations suivantes :
    • Votre code permanent de l’UQAM;
    • La marche à suivre pour déposer le Formulaire d’évaluation sur le RIBÉ ;
    • Le nom du concours auquel vous postulez (ex. Fondation de l’UQAM – Excellence, Fondation de l’UQAM – Engagement, Fondation de l’UQAM- Soutien financier);
    • La date limite pour le dépôt du document.
  • Le formulaire est valide pour l’ensemble des bourses d’un dossier de candidature. Ainsi, si vous posez votre candidature à plus d’un concours qui exige ce document, celui-ci devra être déposé plus d’une fois par votre professeur-e, directeur-trice de recherche.

La date limite pour déposer le formulaire peut être différente de la date de fermeture du concours. Veuillez vérifier dans l’offre de bourse.

Une fois soumis, le formulaire sera automatiquement joint à votre candidature. Vous pourrez le constater sur le RIBÉ. Aussi, le contenu de l’évaluation est confidentiel. Il ne sera visible que par les membres du comité d’évaluation.

Pour le concours des bourses de la Fondation: Si vous êtes une personne inscrite à l’UQAM depuis 12 mois ou moins ET que vous ne connaissez personne à qui vous pourriez demander de soumettre le Formulaire d’évaluation, vous pouvez demander à une personne qui vous a enseigné lors de vos études universitaires précédentes d’acheminer le formulaire en format PDF.

Formulaire de demande

Il s’agit du formulaire produit par un organisme permettant de soumettre votre dossier. Presque tous les concours externes possèdent leur propre formulaire. Vous devez répondre à toutes les questionsrespecter les espaces alloués pour les réponses.

Lettre de recommandation

Lettre de recommandation académique: Demandez à une personne qui vous a enseigné, avec laquelle vous avez suivi un ou plusieurs cours bien notés. Transmettez-lui le descriptif de la bourse afin qu’elle puisse vous mettre en valeur à l’égard des critères de sélection et de l’objectif de la bourse.

Pour être conforme, la lettre de recommandation doit être officielle et comporter les caractéristiques suivantes:

  • Être produite sur le papier entête de l’établissement d’enseignement;
  • Être datée;
  • Être signée de façon manuscrite (à la main);
  • Indiquée les coordonnées complètes du signataire: nom, prénom, titre ou fonction, nom de l’établissement d’enseignement, adresse géographique, adresse courriel, adresse du site Internet, numéro de téléphone.

Lettre de recommandation pour attester de votre engagement social ou communautaire:
Contactez une personne, représentante d’une organisation, qui connaît bien vos implications, afin qu’elle puisse vous mettre en valeur à l’égard des critères de sélection et de l’objectif de la bourse. Transmettez-lui le descriptif de la bourse et le formulaire présent dans la fiche de bourse avec votre section dûment complétée.

Pour être conforme, le formulaire de recommandation doit être compléter par la personne candidate (section I) et par la personne qui reconnaît l’implication (section II) et comporter les caractéristiques suivantes:

  • L’organisation doit être dûment identifiée : nom de l’organisme et adresse complète;
  • Être daté;
  • Être signé de façon manuscrite (à la main);
  • Indiquer les coordonnées complètes du signataire: nom, prénom, titre ou fonction, nom de l’organisation, adresse courriel, adresse du site Internet, numéro de téléphone.

Profil RIBÉ

Le profil est votre portrait en tant que candidat aux bourses. Il contient de précieuses informations qui serviront aux comités d’évaluation lors de l’évaluation de votre candidature.

Pour plus d’information sur l’accès au profil RIBÉ, consultez la page la section Validez votre profil.

Chaque trimestre, le RIBÉ vous oblige à valider votre profil, c’est-à-dire à vous assurer que les renseignements sont exacts et complets. Ainsi, vous pouvez apporter les modifications requises aux différentes sections. De plus, le profil est généralement le premier document que le comité d’évaluation consultera. Il présente le candidat un peu comme le fait le curriculum vitae pour un emploi.

Lorsque vous êtes satisfait des informations contenues dans votre profil, cliquez sur le bouton « Valider mon profil ».

image pour valider le profil

Notez que votre profil peut être modifié à tout moment, même après sa validation. Aussi, il est important de préciser qu’un profil non validé n’empêche pas la recherche de bourses. Toutefois, il sera impossible de poser votre candidature sur le RIBÉ tant que votre profil n’aura pas été validé. Un message apparaîtra à l’écran.

Dossier académique

Les renseignements apparaissant dans cette section sont tirés de votre dossier académique.

Vous devez vous assurer que votre numéro d’assurance sociale (obligatoire pour les réfugiés, les résidents permanents du Canada et les citoyens canadiens) ou votre permis d’études (étudiants étrangers) soit valide. Aucune bourse ne sera versée sans N.A.S. ou permis d’études valide.

Études universitaires hors UQAM

Si vous avez fait des études dans un établissement d’enseignement autre que l’UQAM et que celles-ci sont équivalentes à des études universitaires québécoises, vous pouvez les déclarer dans cette section. Il n’est pas nécessaire que ces études soient terminées ou que vous ayez obtenu un diplôme. Toutefois, si vous avez fait un trimestre d’études à l’étranger, dans le cadre de vos études à l’UQAM, et que les résultats apparaissent dans votre relevé de notes de l’UQAM, vous n’avez pas à déclarer ces études dans cette section.

Lors de la déclaration des études, vous devez joindre le ou les relevés de notes correspondants, un document par programme ou études déclarées. Pour plus d’information sur les documents acceptés dans cette section, lisez nos conseils à la rubrique Le dossier de candidature.

Expériences pertinentes

Si vous avez des expériences professionnelles, de recherche, de travail ou de bénévolat, pertinentes pour une demande de bourses, vous pouvez les déclarer dans cette section. Nous vous recommandons de préciser le type d’expérience entre parenthèses.

Prix et bourses

Si vous avez obtenu un prix ou une bourse, vous pouvez le déclarer dans cette section.

Quelles dates indiquer?

  • Si la bourse a été versée en un seul versement : indiquez l’année et le mois de paiement (2 fois).
  • Si la bourse est versée sur une période de temps : indiquez le montant total et la période.
  • Si vous avez dû refuser le prix ou la bourse, veuillez l’indiquer et donner la raison.

Réalisations

Si vous avez des réalisations à votre actif, tel que des travaux de recherche, publications, expositions, communications et productions, dans le cadre de vos études actuelles ou non, mais qui sont pertinentes pour une demande de bourses, vous pouvez les déclarer dans cette section. On vous suggère d’identifier les réalisations qui sont en lien avec votre projet de recherche.

Soignez la présentation de vos réalisations en suivant les normes de présentation des travaux de l’UQAM.

Projet de recherche

Si vous êtes inscrit dans un programme de doctorat ou de maîtrise avec mémoire, vous devez donner l’information au sujet de votre projet de recherche (maximum 4 000 caractères).

  • Si vous n’avez encore de directeur, mentionnez-le (ex. : directrice, directeur à confirmer).
  • Si vous êtes au début de vos études et que votre projet n’est pas encore défini, vous devez quand même donner une idée de votre projet. Au fur et à mesure que vous avancerez dans vos études, vous préciserez votre projet de recherche.

Maîtrise professionnelle

Si vous poursuivez des études de maîtrise sans mémoire, études avec essai, travail dirigé, stage, vous devez décrire vos activités (actuelles ou à venir) dans le cadre de votre programme de maîtrise (maximum 4 000 caractères).

Projet de recherche

Certaines bourses qui visent les études supérieures exigent habituellement la description du projet de recherche ou d’études. Pour rédiger votre projet de recherche, vous devriez consulter un professeur qui a de l’expérience dans l’encadrement d’étudiants de maîtrise et doctorat.

Il peut être difficile de définir un projet si vous n’avez pas encore entrepris le cycle d’études pour lequel vous demandez une bourse, mais c’est une étape incontournable pour son octroi.  Il est également nécessaire d’indiquer le champ ou le domaine de recherche que vous prévoyez traiter.

Étant donné que, pour les bourses de doctorat et certains concours de maîtrise, le projet de recherche est crucial, il est essentiel de décrire clairement votre projet dès le premier paragraphe.  Il faut comprendre que les évaluateurs des demandes doivent très bien saisir la recherche que vous planifiez entreprendre. Pour ce faire, vous devez répondre aux questions : quoi ?quand ?comment ?avec qui ? et pour qui ? Ainsi, vous vous assurez de bien cerner votre projet de recherche, vous pourriez étayer les diverses dimensions de votre recherche dans les paragraphes subséquents.

Relevé de notes

Le relevé de notes fait état de vos résultats académiques passés,informe sur votre cheminement et confirme l’inscription à des cours ou à des activités de formation pour le trimestre en cours. Ainsi, généralement, peu importe si vous avez cumulé des crédits dans votre programme d’études, vous devez fournir le relevé de notes pour vos études actuelles. Dans certains cas, vous devez fournir un document officiel, dans d’autres cas, non.

Par ailleurs, si le dépôt des documents se fait en ligne, sur une plateforme, lisez bien les directives. Il se peut que tous les relevés de notes (de toutes vos études) doivent être fusionnés et joints en un seul document ou pas.

Dans le cas des relevés de notes des études universitaires hors UQAM que vous devez joindre à votre profil RIBÉ, vous devez téléverser un document PDF par études déclarées. À titre d’exemple, si vous avez fait des études universitaires françaises équivalentes à des études de niveau baccalauréat québécois, vous devez joindre en un seul PDF toutes les pages de tous les relevés de notes correspondants et non pas un document par année d’étude.

Des établissements d’enseignement refusent de remettre aux étudiants des relevés de notes officiels et font parvenir eux-mêmes, sur demande, les relevés à l’endroit de leur choix. Si vous devez obtenir des relevés de notes d’autres établissements, prévoyez suffisamment de temps pour que le relevé puisse se rendre à bon port dans les délais requis.

Texte de présentation

Lorsqu’un texte de présentation est demandé, celui-ci doit être rédigé en mettant l’accent sur les objectifs de la bourse.

  • Développez pourquoi vous répondez à toutes les conditions d’admissibilité, en quoi votre candidature répond aux critères d’évaluation, ce que la bourse vous permettrait de réaliser, etc.
  • Rédigez vos textes de façon claire et concise et respectez les exigences.
  • Faites lire votre texte par une personne digne de confiance.