Cycle de vie d’un concours de bourses

La remise d’une bourse est l’aboutissement d’un processus rigoureux, dans le respect des politiques, des règlements et des pratiques de l’établissement responsable de la sélection et de l’attribution, encadré par le protocole d’entente, où les exigences du donateur sont spécifiées.

Selon les exigences de la bourse, le regroupement ou non de plusieurs bourses sous un même appel de candidatures, le nombre de candidatures reçues, etc., il peut se passer un certain temps entre la date du lancement du concours et le moment où les résultats sont communiqués. Ainsi, entre cinq (5) et trente (30) semaines peuvent s’écouler entre le moment où une candidature est déposée et le moment où la personne candidate apprend si elle est boursière ou non.

On peut résumer en huit (8) étapes le processus d’attribution d’une bourse effectuée à la suite d’un appel de candidatures.

Les principales étapes du processus d’attribution par voie de concours

Capture d'écran du processus d'attribution par concours.
1. Un donateur offre une bourse.
Le donateur peut être un individu, un groupe d’individus ou une organisation. Il offre la bourse – l’argent – et ainsi fixe les conditions d’attribution – conditions d’admissibilité, critères de sélection, le montant et le nombre de prix. Ces informations sont consignées dans un document légal et confidentiel, le protocole d’entente, dans lequel l’administrateur qui sera responsable du processus d’attribution et du versement de la bourse s’engage à respecter les conditions du donateur.
2. L'administrateur de la bourse met en place un processus pour l'attribution de la bourse et lance un appel de candidatures.
Selon le protocole d’entente, l’administrateur planifie et organise les opérations qui mèneront, il le souhaite, à la remise de la bourse.

L’administrateur est la personne ou l’unité organisationnelle responsable de l’opérationnalisation du concours. Souvent, plusieurs personnes sont impliquées dans ce processus.

Ainsi, l’administrateur, à cette étape, prépare la promotion de la bourse, choisit les outils qui seront utilisés pour joindre les candidats potentiels, détermine les informations qui seront demandées de la part des candidats, met en place un comité qui évaluera les candidatures selon les critères de la bourse. Lorsque cela est possible, l’administrateur privilégie une approche personnalisée au niveau du recrutement de candidats potentiels (messages envoyés aux candidats qui répondent aux exigences).

3. Les candidats potentiels répondent à l'offre de bourse en posant leur candidature.
Les candidats prennent connaissance de l’offre de bourse, contactent l’administrateur du concours pour toute question, préparent les documents exigés et déposent leur dossier. La participation à la majorité des concours de bourses à l’UQAM se fait électroniquement sur le Répertoire institutionnel des bourses d’études (RIBÉ). Les avantages à utiliser le RIBÉ pour le dépôt de dossiers sont multiples, notamment pour les candidats, le suivi de leurs demandes et l’accessibilité – plus besoin d’être sur place – à l’UQAM – pour participer à un concours.
4. L'administrateur de la bourse reçoit les candidatures.
L’administrateur effectue les vérifications requises afin que seuls les dossiers des candidatures admissibles soient transmis au comité d’évaluation. Les candidats qui ne sont pas admissibles ou qui ont déposé un dossier incomplet sont informés. S’il y a lieu, ceux-ci peuvent contacter l’administrateur pour avoir plus d’information.
5. Un comité évalue les candidatures admissibles en fonction des critères et sélectionne la personne candidate qui répond le mieux aux critères.
Selon les exigences et les besoins, par exemple, si l’étude des candidatures nécessite une présélection, l’évaluation requiert l’implication d’experts dans un domaine, un ou plusieurs comités sont mis en place. Les membres des comités sont des personnes reconnues par leurs pairs, reconnues pour leur expertise ou nommées par l’Université. Le nom des personnes faisant partie du comité est confidentiel et celui-ci doit suivre les conseils de l’administrateur de la bourse et utiliser les critères d’évaluation, indiqués dans le protocole d’entente, afin de réaliser son mandat.
6. L'administrateur de la bourse communique avec chacune des personnes qui ont posé leur candidature afin de les informer du résultat.
Une fois que le comité a identifié les meilleurs candidats, l’administrateur communique avec les candidats pour transmettre les résultats. Normalement, cela se fait par l’envoi d’un courriel à l’adresse institutionnelle du candidat (son courriel UQAM). Le boursier est informé de la marche à suivre pour recevoir la bourse et les candidats non retenus, encourager à persévérer dans leurs démarches. Aussi, il est possible pour ces derniers de demander de la rétroaction auprès de l’administrateur du concours. Toutefois, dans bien des cas, le nombre de prix disponibles est la seule explication que l’administrateur pourra donner.
7. La personne récipiendaire reçoit la bourse.
Selon les exigences, le candidat boursier doit accepter formellement ou non la bourse avant qu’elle ne lui soit versée.

Pour les bourses de l’UQAM, la divulgation des coordonnées bancaires au Service des ressources humaines de l’UQAM est obligatoire, car le versement se fait par dépôt direct. La marche à suivre est décrite à la section sur le versement des bourses.

Enfin, le boursier ayant reçu une bourse devra déclarer le montant auprès des autorités fiscales (déclaration annuelle des revenus) et aux autorités gouvernementales, s’il bénéficie d’un prêt ou d’une bourse pour ses études. L’UQAM émet les feuillets fiscaux en février de chaque année pour les bourses versées l’année fiscale précédente.

8. La personne récipiendaire exprime sa reconnaissance à l'égard du donateur.
Pour un grand nombre de bourses à l’UQAM, une cérémonie est organisée afin de reconnaître les boursiers – pour leurs réalisations – et les donateurs – pour leur générosité et leur engagement. C’est l’occasion pour le boursier de transmettre ses plus sincères remerciements au donateur sans qui il n’y aura pas de bourse. Simultanément, c’est le moment pour le donateur d’apprécier la valeur de son don, d’être conscient des répercussions dans la vie des personnes qui en bénéficie.

Aussi, les cérémonies de remises de bourses sont des moments privilégiés où les boursiers et les donateurs se rencontrent et d’où peuvent émerger des relations professionnelles, l’établissement d’un réseau.

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